Hoe schrijf je een goede gebruiksaanwijzing?

maart 2017

Nieuwe machine, nieuw toestel? Het vooraf doornemen van de gebruikshandleiding kan ons veel miserie en tijdverlies besparen en de veiligheid bij het gebruik verhogen. Maar dan moet die handleiding wel goed zijn opgesteld.

Wij Vlamingen hebben een ‘hands on’-mentaliteit. Als we iets nieuws kopen, dan willen we daar zo vlug mogelijk mee aan de slag. Eerst de gebruiksaanwijzing lezen zien we vaak als tijdverlies. Een handleiding vinden we alleen interessant als laatste redmiddel, als we een machine of toestel niet aan de praat krijgen of als we een onbekende foutmelding of blokkering krijgen. Begrijpelijk, want de de handleiding of gebruiksaanwijzing is vaak veel te saai of te juridisch opgesteld en voor de eindgebruiker onaantrekkelijk om te lezen.

Kort en visueel aantrekkelijk

Maar hoe schrijf je nu een goede gebruiksaanwijzing? Hier zijn enkele tips waarmee je rekening kan houden bij het uitwerken van een gebruiksaanwijzing, conform met de Machinerichtlijn.

  • Maak een gebruiksaanwijzing niet lang. Zorg dat de eindgebruiker direct met de handleiding aan de slag kan. Mogelijks kan het helpen om een hoofdstuk te wijden aan een ‘quick start’ en alle andere relevante informatie ergens anders in de gebruiksaanwijzing op te nemen. Een goede gebruiksaanwijzing moet je diagonaal kunnen lezen.
  • Om tegemoet te komen aan de wensen van de verschillende eindgebruikers en tegelijkertijd gebruik te maken van de nieuwe media, is het aan te raden om elektronische artikelen modulair te structureren.
  • Hanteer een geschikte (vlotte) schrijfstijl om de nuttige en relevante informatie over te brengen.
  • Gebruik flowcharts, foto’s en illustraties om grote hoeveelheden tekst te vermijden of te vervangen. Een beeld zegt immers meer dan duizend woorden.
  • Pas een goede lay-out toe voor uw handleiding. Maak voor al uw gebruiksaanwijzingen een basistemplate zodat u tijd wint en u volledig op de inhoud kan focussen.

Eisen van de Machinerichtlijn

Vergeet bij het uitschrijven van de gebruiksaanwijzing ook de wettelijke inhoudelijke verplichtingen niet uit het oog:

• De fabrikant moet in zijn inleiding volgende informatie opnemen:

    • Firmanaam en volledig adres van de fabrikant en van diens gemachtigde.
    • Typeaanduiding van de machine als aangegeven op de machine zelf, met uitzondering van het serienummer (zie punt 1.7.3 bijlage I van de Machinerichtlijn).

• Na de inleiding volgt de E.G.-verklaring van overeenstemming van de machine of installatie. Het mag, wettelijk gezien, ook een document zijn waarin de inhoud van de E.G.-verklaring van overeenstemming wordt weergegeven met een opsomming van de kenmerken van de machine, niet noodzakelijk met inbegrip van het serienummer en een handtekening.

• Daarna start het inhoudelijk gedeelte van de gebruiksaanwijzing met:

    • Een algemene beschrijving van de machine.
      Een gebruiksaanwijzing van een machine moet niet alleen uitleggen hoe een machine werkt of functioneert. De fabrikant moet ook duidelijk uitleggen en aangeven waarvoor ze dient (het bedoelde gebruik van een machine).
    • De tekeningen, schema's, beschrijvingen en toelichtingen die nodig zijn voor het gebruik, onderhoud en herstellen van de machine en voor de controle op de correcte werking ervan.
    • Een beschrijving van de werkplek(ken) die door de bedieners kan (kunnen) worden ingenomen.
    • Een beschrijving van het beoogde gebruik van de machine.
    • Waarschuwingen betreffende te ontraden gebruik dat, naar uit ervaring is gebleken, van de machine kan worden gemaakt.
    • Instructies voor de montage, installatie en aansluiting van de machine, met inbegrip van tekeningen, schema's en de bevestigingsmiddelen, en aanduiding van het chassis of de installatie waarop de machine moet worden gemonteerd.
    • Instructies voor een zodanige installatie en montage om geluid en trillingen te beperken.
    • Instructies voor de inbedrijfstelling en het gebruik van de machine en zo nodig instructies voor de opleiding van de bedieners.
    • Informatie over de restrisico's die, ondanks de geïntegreerde veiligheid bij het ontwerp van de machine en de genomen beschermingsmaatregelen en bijkomende voorzieningen, blijven bestaan.
    • Instructies inzake de door de gebruiker te nemen beschermende maatregelen, waaronder, in voorkomend geval, de te voorziene persoonlijke beschermingsmiddelen.
    • De essentiële kenmerken van de gereedschappen die op de machine kunnen worden gemonteerd.
    • De voorwaarden waaronder de machines voldoen aan de stabiliteitseis: tijdens gebruik, vervoer, montage en demontage, wanneer zij buiten bedrijf zijn, tijdens beproevingen en bij voorzienbare storingen.
    • Instructies met het oog op een veilig vervoer, verplaatsen en opslaan, met vermelding van de massa van de machine en van de verschillende delen ervan, indien zij regelmatig afzonderlijk moeten worden vervoerd.
    • De te volgen werkwijze bij ongevallen of storingen; indien blokkering kan optreden, de werkwijze volgens welke de blokkering zonder risico kan worden verholpen.
    • De beschrijving van de afstellings- en onderhoudswerkzaamheden die de gebruiker moet verrichten alsook de in acht te nemen voorkomingsmaatregelen.
    • Instructies met het oog op een veilig afstellen en onderhoud, met inbegrip van de daarbij te nemen beschermingsmaatregelen.
    • Specificaties betreffende de te gebruiken vervangingsonderdelen, indien deze van invloed zijn op de gezondheid en de veiligheid van de bedieners.
    • De wettelijk verplichte informatie over de emissie van luchtgeluid.

Praktijkgerichte opleiding

Mocht u een steuntje in de rug willen bij het opstellen van gebruiksaanwijzingen, dan kan Amelior u een helpende hand reiken via de opleiding Schrijven van gebruikershandleidingen. U krijgt in deze workshop naast de theoretische en wettelijke beschouwingen (conformiteit met de Machinerichtlijn) ook diverse oefeningen en praktijkvoorbeelden (van installatievoorschrift tot onderhoudshandleiding).

Franky DE WITTE is ingenieur bouwkunde en heeft een licentie in veiligheidstechnieken niveau I. Franky is tevens milieucoördinator niveau B en Quality Systems Manager. Hij heeft een ruime ervaring als trainer in diverse sectoren (bouw, hout, nutsbedrijven, openbare instellingen, papierindustrie,...) en ook als consultant inzake veiligheid kan hij bogen op een brede ervaring in de praktijk.


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...

Delen

Vragen?...

+32 (0) 56 20 36 23
info@amelior.be